«CRM» høres fancy ut. Du har sikkert hørt begrepet. Kanskje på et kurs. Kanskje fra en kollega som jobber i et større selskap. «Vi bruker CRM», sier de, som om det er noe alle burde ha.
Men hva betyr det egentlig? Og: Trenger du det?
Hva CRM faktisk betyr
CRM står for Customer Relationship Management. På norsk: Kunderelasjonsforvaltning eller kundeoppfølging.
Men glem de fancy ordene. I praksis handler det om én ting: Et system for å holde orden på kundene dine.
Hvem har du snakket med? Hva sa dere? Når skal du ta kontakt igjen? Hva ble avtalt? Et CRM-system hjelper deg å holde styr på dette.
Det er ikke mer mystisk enn det.
Det eldste CRM-systemet i verden
Her er en hemmelighet: Du trenger ikke fancy programvare for å ha et CRM-system.
Det eldste CRM-systemet i verden består av:
- Et e-postprogram
- Filutforsker
- Kanskje Excel
Teknisk sett er dette et CRM. Du holder orden på kunder i Excel. Du lagrer dokumenter som avtaler og kontrakter i mapper. Du søker opp e-poster når du trenger å huske hva som ble sagt.
Men her er sannheten: Det er ikke å anbefale.
Det fungerer kanskje når du har fem kunder. Men når du har tretti? Seksti? Da blir det rotete. Du bruker mer tid på å lete enn å jobbe. Du glemmer å følge opp. Dokumenter forsvinner.
Så ja, det er teknisk sett et CRM. Men det er et dårlig et.
Problemet med stive systemer
Mange tror løsningen er å kjøpe et skikkelig CRM-system. Og det kan det være. Men ikke alle systemer er like gode.
Noen systemer er altfor stive.
Ta for eksempel Insightly. Det er bygget rundt en streng arbeidsflyt: Du må ha et «lead». Leadet må konverteres til en kontaktperson og en bedrift. Alt skal følge en bestemt prosess.
For noen virksomheter fungerer dette. Men for mange småbedrifter blir det bare tungvint. Du vil bare notere ned at du snakket med noen. Du vil ikke bli tvunget gjennom fem steg først.
Stive systemer passer for store selskaper med faste rutiner. For småbedrifter skaper de ofte bare mer arbeid.
Problemet med dyre systemer
Så er det de dyre systemene.
Salesforce er det mest kjente eksemplet. Det er et kraftig verktøy, brukt av mange store selskaper. Men det koster skjorta.
Salesforce er bygget for organisasjoner med store salgsavdelinger og dedikerte CRM-administratorer. Ikke for en liten bedrift med tre ansatte.
For de fleste småbedrifter er det rett og slett overkill. Du betaler for funksjoner du aldri bruker. Og du bruker mer tid på å lære systemet enn på å selge.
Hva du faktisk trenger
Så hva er løsningen?
Du trenger et system som er:
Enkelt å bruke. Du skal ikke måtte ta et kurs for å forstå det. Det skal være intuitivt.
Fleksibelt. Det skal tilpasse seg hvordan du jobber, ikke omvendt.
Rimelig. Du skal ikke måtte betale tusenvis av kroner hver måned.
Fokusert på det som betyr noe. Oppgaver. Oppfølging. Relasjoner.
Et system som Pipedrive er et godt eksempel. Det handler om å gjøre oppgaver og holde orden på hvem du skal følge opp. Ikke om å tvinge deg gjennom rigide prosesser.
Det finnes også andre gode alternativer der ute. Poenget er ikke hvilket system du velger, men at det passer til hvordan du jobber.
Hva CRM IKKE er
La oss rydde opp i noen misforståelser.
CRM er ikke en magisk salgsmaskin. Bare fordi du har et CRM-system, begynner ikke kundene å strømme inn. Du må fortsatt gjøre jobben. Systemet hjelper deg bare å holde orden.
CRM erstatter ikke god oppfølging. Systemet kan minne deg på å ringe noen. Men det kan ikke ringe for deg. Det kan ikke bygge relasjoner for deg.
CRM gjør ikke arbeidet for deg. Det er et verktøy. Ikke en løsning.
Dataene gjør systemet
Her er den viktigste leksen om CRM: Systemet blir ikke bedre enn dataene du har i det, eller hvor ofte du bruker det.
Du kan ha verdens beste CRM-system. Men hvis du aldri oppdaterer det? Hvis du glemmer å notere ned hva folk sa? Hvis du ikke følger opp? Da hjelper det ingenting.
Et CRM-system er som en treningsdagbok. Den fungerer bare hvis du faktisk bruker den.
Og her er bonusen: Jo oftere du jobber med å finne nye kunder, jo bedre blir du. Både som selger og som bruker av CRM.
Øvelse gir mestring. Også i salg.
Hvor FinnKunder passer inn
Du lurer kanskje på: Hvor kommer FinnKunder inn i bildet?
FinnKunder er ikke et CRM-system. Det er noe annet. Det er verktøyet du bruker FØR du trenger CRM.
Her er hvordan det fungerer:
Først finner du potensielle kunder. Du søker i FinnKunder basert på bransje, sted, størrelse og alder. Du får en liste med bedrifter som kan trenge det du tilbyr.
Så organiserer du dem. Du lager arbeidslister. «Skal ringe», «Venter på svar», «Skal følge opp». Du skriver notater. Du holder orden mens du jobber.
Når du får kontakt, eksporterer du. Når noen faktisk blir en kunde, eksporterer du dem til ditt CRM-system. Da har du all informasjonen klar.
FinnKunder gjør forarbeidet. CRM-systemet tar over når du har en faktisk relasjon å følge opp.
Det betyr at du slipper å rote med halvferdige lister i CRM-systemet ditt. Du jobber med potensielle kunder i FinnKunder, og med faktiske kunder i CRM.
Når trenger du egentlig et CRM?
Så tilbake til spørsmålet: Trenger du et CRM-system?
Her er noen tegn på at du gjør det:
Du glemmer å følge opp folk. Noen sa «ring meg om to uker», men du husket det ikke.
Du vet ikke hva du sa sist. Du ringer noen, og aner ikke hva dere snakket om forrige gang.
Du mister oversikten. Du har kontakter spredt i e-post, Excel, notater på telefonen og Post-it-lapper.
Du har mange kunder. Mer enn ti-femten aktive kunderelasjoner blir vanskelig å holde styr på uten system.
Du jobber i team. Flere personer trenger å vite hva som skjer med hver kunde.
Hvis ett eller flere av disse stemmer, trenger du sannsynligvis et skikkelig system.
Hva gjør du hvis du ikke trenger CRM ennå?
Kanskje er du ikke der ennå. Kanskje har du bare noen få kunder. Da holder det kanskje med noe enklere.
Men selv om du ikke trenger et stort CRM-system, trenger du struktur.
Lag en enkel Excel-fil med kunder og potensielle kunder. Skriv ned når du snakket med dem. Hva dere ble enige om. Når du skal ta kontakt igjen.
Bruk kalenderen din til å sette påminnelser om oppfølging.
Lag en mappe på datamaskinen med dokumenter sortert etter kunde.
Det er ikke perfekt. Men det er bedre enn ingenting.
Og når du vokser, er det enkelt å flytte dette over i et skikkelig system.
Start med det som gir resultater
Mange småbedrifter bruker for mye tid på å bekymre seg for systemer. De leter etter det perfekte CRM-verktøyet. De leser anmeldelser. De sammenligner priser.
Men hele tiden gjør de ikke det som faktisk gir resultater: Å finne og kontakte potensielle kunder.
Så her er rådet: Start enkelt.
Finn noen bedrifter som kan trenge det du tilbyr. Kontakt dem. Skriv ned hva som skjer. Følg opp.
Når du merker at det blir vanskelig å holde orden, oppgrader systemet ditt.
Men ikke la jakten på det perfekte systemet stoppe deg fra å faktisk jobbe med salg.
Verktøyet kommer etter. Resultatet kommer først.
Klar til å finne potensielle kunder før du bekymrer deg om CRM? FinnKunder hjelper deg å finne og organisere bedrifter du kan kontakte. Eksporter til ditt CRM-system når du er klar. Prøv gratis i 5 dager.